Osaamisverkosto käynnistyy - visio käytännössä

Tämä on kuvitteellinen tarina osaamisverkoston käynnistymisestä ja siihen liittyvistä tehtävistä. Sen tarkoituksena on esimerkkinä kuvata ja konkretisoida yhden mahdollisen osaamisalueen toiminnan käynnistämistä osana kuntien yhteistä, maanlaajuista osaamisverkostoa. Kaikki henkilönimet ja paikkakunnat tarinassa ovat täysin mielikuvituksen tuotetta. Esimerkki liittyy kuntien yhteiseen palveluverkostohankkeeseen, jossa toimin itse Sitran palveluksessa osaamisverkostojen muodostamisen neuvonantajana.

Linkki Sitran palvelukeskushankkeen kuvaukseen

Muutosjohtaminen ja projektihallinta - osaamiskeskuksen perustaminen

Tarve ja tausta

Kuntien kehittämishaasteet tulevat lisääntymään moninkertaisesti tulevina vuosina. Väestön ikääntyminen ja eläköityminen asettavat suuria haasteita lisääntyvän vanhenevan väestön palvelutarpeissa. Yritykset ja muut organisaatiot odottavat kunnilta niiden toimintaa tukevia palveluratkaisuja. Kuntien palveluksessa oleva henkilökunta tarvitsee yksinkertaisia ja tehokkaista työvälineitä oman työnsä suorittamiseen. Kuntien palveluprosesseja ja niitä tukevia tietojärjestelmiä tulee kehittää tulevaisuuden muutostarpeiden mukaisesti. Kuntakohtaisista kehitysprojekteista siirrytään maanlaajuisiin kehittämishankkeisiin, joiden tuloksia kaikki kunnat voivat hyödyntää. Parhaitä käytäntöjä jaetaan. Vuosia vievistä megaprojekteista siirrytään joustaviin, vaiheistettuihin kehittämismalleihin, jolloin konkreettisia tuloksia syntyy viikoissa. Toimintamuutosten tehokas läpivienti tulee olemaan kriittinen menestystekijä kuntien palvelukyvylle. Tarvitaan uutta muutosjohtamisen ja projektihallinnan osaamista, jonka avulla tulevaisuuden kehittämis- ja muutoshankkeet pystytään toteuttamaan nopeasti, laadukkaasti ja sidosryhmien tarpeita ja odotuksia vastaavasti.

Muutos- ja projektijohtamisen osaamiskeskuksen johtajaksi valitaan Matti, jonka tehtävänä on laatia ensimmäinen suunnitelma kuntien yhteisestä muutosjohtamisen osaamiskeskuksesta. Matin taustalla on vuosikymmenien kokemus laajoista ICT projekteista sekä julkishallinnon, että yksityissektorin puolella. Hän raportoi roolissaan kuntien yhteisen palveluyhtiön KPK-ICT:n toimitusjohtajalle, mutta tulee toimimaan myös läheisessä yhteistyössä muiden sidosryhmien kanssa.

Toiminnan visio ja rajaus

Muutosjohtamisen ja projektihallinnan osaamiskeskuksen henkilökunta sekä osallistuu konkreettisiin hankkeisiin, että vastaa osaamisalueensa kehittämisestä. Tavoitteena on luoda ja kehittää yhteiset menetelmät, työkalut ja parhaiden käytäntöjen kirjastot kaikkien kuntien käyttöön. Osaamiskeskukseen kuuluu kokeneita muutosjohtamisen asiantuntijoita ja projektipäälliköitä, jotka auttavat kuntia niiden kriittisten projektien läpiviennissä ja laadunvarmistuksessa. Osaamiskeskus vastaa myös oman alueensa koulutuksen organisoinnista ja toimintaan liittyvien virtuaalisten osaamisyhteisöjen muodostamisesta.

Osaamiskeskuksen henkilökunnan haku

Matin ensimmäisenä tehtävänä on kartoittaa kunnista oikean taustan omaavat kokeneet projektipäälliköt ja muutosjohtamisen asiantuntijat. Osa näistä asiantuntijoista siirtyy osaamiskeskuksen palvelukseen ja osa jää kuntien palvelukseen. Matti hakee myös kuntien ulkopuolelta muutamia alueen kokeneita henkilöitä. Haku käynnistetään kuntien sisäisen lehti- ja verkkoviestinnän kautta sekä nettihakuilmoituksella. Matti pyytää kuntien palveluksessa olevia kokeneita projektipäälliköitä ja yksityisen sektorin asiantuntijoita ottamaan yhteyttä tehtäviin liittyen. Matti määrittelee tärkeimpiä osaamiskeskuksessa toimivia rooleja, niiden osaamisvaatimukset ja profiloi hakuilmoitukset niiden pohjalta. Ensimmäiset haetaan projektijohtamisen ja muutosvalmennuksen asiantuntijoita.

Osaamisalueen kompetenssikartan määrittely

Yhdessä asiantuntijoiden kanssa, Matti käynnistää osaamisalueen kompetenssikartan määrittelyn. Kompetenssikartta listaa osaamisalueen tärkeimmät kompetenssit, kuten projektien suunnittelutaidot, projektipäällikkyystaidot, esiintymis- ja kommunikaatiotaidot, työmäärien arviointitaidot, prosessien uudistamisen taidot, työryhmien fasilitointitaidot, business-case määrittelytaidot, virtuaalisten kehittämisryhmien moderaattoritaidot jne. Tärkeimpien kompetenssien asiantuntijoiden tunnistaminen aloitetaan. Osakompetensseille tullaan määrittelemään niiden kehittämisestä vastuullisia asiantuntijoita.

Osaamisyhteisön toimintaympäristön toteutus

Matti käynnistää osaamisalueen virtuaalisen työskentely-ympäristön suunnittelun. Ensimmäisessä vaiheessa hän luo osaamiskeskuksen kotisivut, jonne sijoitetaan osaamiskeskuksen perustiedot, kuten toiminta-alueen kuvaus, asiantuntijoiden yhteystiedot sekä kysymys/vastaus palstat, keskustelufoorumit että parhaiden käytäntöjen ja työkalujen kirjastot. Matti mainostaa osaamiskeskuksen kotisivuja ja yhteisökeskustelufoorumeita kuntien perinteisten mediakanavien kautta. Hänen tarkoituksensa on saada mukaan kehittämistyöhön mahdollisimman paljon projektipäälliköitä ja muutosjohtamisen asiantuntijoita myös osaamiskeskuksen oman henkilökunnan ulkopuolelta.

Nykyisen muutosohjelma- ja projektisalkun selvittäminen ja haltuunotto

Matti aloittaa mukana olevien kuntien kanssa nykyprojektien kartoituksen, jonka tuloksena syntyy meneillään olevien projektien hankesalkkuja. Matti toimii yhteistyössä muiden osaamiskeskusten johtajien kanssa heidän kartoittaessaan kukin oman osaamisalueensa projekteja. Projektit ryhmitellään kriittisyyden ja riskien mukaan eri kategorioihin. Tavoitteena on mahdollisimman nopeasti auttaa kriittisiä hankkeita ja projekteja, joiden toteutumisessa nähdään suuria riskejä. Osaamiskeskuksen henkilökuntaa ja asiantuntijoita sijoitetaan projektipäällikkyys-, muutosjohtamisen valmennus- ja laadunvarmistustehtäviin sitä mukaa kun asiantuntijoita saadaan palkattua ja heidän nykyiset tehtävänsä ja velvoitteensa sen sallivat.

Osaamisalueen oman toiminnan kehittämissalkun määrittely

Matti lähettää kyselyn identifioiduille osaamisalueen asiantuntijoille sähköpostilla ja virtuaalisten osaamisyhteisöjen kautta. Hän selvittää, mitä konkreettisia muutos- ja projektijohtamisen työkaluja yhteisön jäsenet ovat käyttäneet ja mitä kokemuksia heillä on eri työvälineistä. Matti haluaa kerätä kentän asiantuntijoiden kautta käytössä olevat parhaat käytännöt ja kokemukset. Virtuaaliset keskusteluryhmät alkavat täyttyä osaajien kommenteista ja esimerkeistä. Matti kysyy myös keskusteluryhmissä projektipäälliköiden tarpeista. Matti järjestää verkossa aihealueittain konferenssikeskusteluja, joissa ideoidaan muutosjohtamisen ja projektihallinnan osaamisalueen oman kehittämissalkun sisältöä.

Tulevaisuuden tarpeiden ymmärtäminen

Matti järjestää useita viiteryhmätapaamisia, joiden kautta pyritään ymmärtämään lähivuosien kehittämishankkeiden tarpeita ja ympäristöä. Matti organisoi myös virtuaalisia aivoriihiä, joissa ympäri maata olevat asiakkaat, asiantuntijat ja tulevat osaajat voivat keskustella tulevaisuuden tarpeista.

Ensimmäiset menetelmien ja työkalujen kehittämishankkeet

Ensimmäiset kehittämishanke-ehdotukset liittyvät projektisalkun hallinnan, business-case määrittelyn, riskienhallinnan, kommunikaatiosuunnittelun ja ketterien ohjelmistoprojektien hallinnan työkaluihin. Lisäksi on tarve luoda virtuaalinen ohjelmistoprojektien kehittämisen ympäristö ja työkalut. Matti laatii ehdotuksista hanke-ehdotukset ja esittelee ne seuraavassa KPK ICT:n johtoryhmässä, johon osallistuu hänen lisäkseen KPK ICT:n toimitusjohtaja ja johtoryhmä.

Kehittämishankkeiden projektointi ja resurssointi

Valittujen kehittämishankkeiden osalta, määritellään vastuuhenkilöt ja tavoitteet. Matti järjestää kunkin kehittämishankkeen osalta käynnistyspalaverin, jossa on mukana hankkeen projektiryhmä, mahdolliset ulkopuoliset konsultit ja sidosryhmien edustajia. Kehittämishankkeiden toteutus tapahtuu suureksi osaksi virtuaalisen työympäristön avulla, jolloin kentän asiantuntijat, projektipäälliköt ja asiakkaat voivat osallistua kunkin hankkeen tarvemäärittelyyn, suunnitteluun ja toteutukseen. Tarkoitus on osallistaa kehitykseen myös osaamiskeskuksen ulkopuolisia osaamisyhteisön jäseniä. Hankkeiden vetäjät raportoivat osaamisalueen johtajalle kunkin hankkeen osalta.

Osaamiskeskuksen yksittäisen osa-alueen kehittäminen - esimerkki

Projektihallinnan menetelmien osa-alueen vetäjäksi Matti nimittää Kristiinan. Kristiinalla on pitkä kokemus yksityiseltä ja julkiselta sektorilta projektien vetämisestä, työmenetelmien kehittämisestä ja projektihallinnan koulutuksesta. Ensimmäiseksi Kristiina kokoaa projektihallinnan menetelmistä kiinnostuneet osaajat yhteen virtuaalisten keskusteluryhmien kautta. Hän avaa aiheelle oman keskustelu- ja innovaatioryhmän, johon on kutsutaan mukaan myös kuntien ulkopuolelta asiantuntijoita. Kristiina järjestää myös fyysisiä tämän osa-alueen tapaamisia ja on yhteydessä valtionhallinnon kehittämisvastuullisiin ja Suomen Projektiyhdistys Ry:n, joille hän ehdottaa asiantuntija- ja kehitysyhteistyötä. Kristiinan tavoitteena on luoda Suomeen laajempi projektihallinnan menetelmien osaamisyhteisö, johon voivat kuulua kaikki samasta aiheesta kiinnostuneet nykyiset ja tulevat osaajat.


Kristiina alkaa keräämään yhdessä osaamisyhteisön jäsenten kanssa listaa käytössä olevista työkaluista. Erityisesti hän on kiinnostunut avoimen maailman ohjelmistotarjonnasta ja niiden käyttöesimerkeistä. Kristiina pyytää ehdotuksia myös kaupallisilta toimijoilta työkaluista, jotka liittyvät hänen vastuualueeseensa. Osaamisalueen pääkotisivulta avautuu projektihallinnan menetelmien oma kotisivu. Siellä on määritelty kyseisen osa-alueen tehtävät, nykyiset asiantuntijat, esimerkit työkaluista ja parhaista käytännöistä, sekä kehittämisen painopisteet ja niihin liittyvät keskusteluryhmät. Siellä on myös aihealueeseen liittyvä hot-line kyselykanava, jonka kautta asiakkaat ja kentän projektipäälliköt voivat kysyä neuvoa. Kristiina organisoi menetelmien käytöstä sekä fyysisiä, että virtuaalisia koulutustapahtumia, jotka videoidaan ja voidaan jakaa myös niille, jotka eivät päässeet itse koulutustapahtumaan.

Elämää osaamisverkostossa – Pertin tarina

Pertti toimi aikaisemmin projektipäällikkönä Oulun kaupungin palveluksessa viiden vuoden ajan. Hän kiinnostui KPK-ICT:n tarjoamasta mahdollisuudesta osallistua osaamisverkostoon. Pertti siirtyi osaamiskeskuksen palvelukseen ensimmäisten asiantuntijoiden joukossa. Osaamiskeskuksen sisällä Pertti liittyi projektihallinnan työmenetelmien osaamisryhmään. Hänen kanssaan ryhmään liittyi myös 10 muuta projektipäällikköä ympäri Suomea. Ryhmän käynnistämään virtuaalisen osaamisyhteisöön on liittynyt muutamassa kuukaudessa yli 100 projektipäällikköä valtionhallinnosta ja yksityiseltä sektorilta.

Pertin fyysinen sijoitus ei muuttunut, vaan hän asuu edelleen Oulussa. Myös Pertin asiakkaat pysyivät suurelta osin samoina. Hän jatkoi edelleen projektipäällikkötehtävissä. Toisaalta, Pertti on päässyt mukaan laadunvarmistusroolissa myös oman kuntansa ulkopuolisiin hankkeisiin, joissa hän sparraa ja auttaa muita projektipäälliköitä alueilla, joista hänellä on aikaisempaa kokemusta.

Perttiä on aina kiinnostanut seuraavan sukupolven projektityömenetelmät ja ketterät ohjelmistoprojektit. Pertti on päässyt mukaan kehittämään kyseisen alueen työmenetelmiä osaamiskeskuksen muiden asiantuntijoiden kanssa. Hän pystyy myös soveltamaan tätä osaamista suoraan hänen vastuullaan olevassa Oulun kaupungin kuntaportaalihankkeessa, jonka tavoitteena on aktiivisesti osallistaa kuntalaisia uusien itsepalvelusovellusten suunnitteluun ja toteutukseen. Pertti on lupautunut vastaamaan menetelmäohjeiston seuraavasta versiosta, liittyen yhteisöllisten kehittämisympäristöjen käyttöön. Pertti on osallistunut oman alueensa asiantuntijaseminaareihin ja tavannut siellä Suomen johtavia asiantuntijoita samalta alalta.

Projektin aikana Pertti on esitellyt oman projektinsa toteutussuunnitelmaa osaamisyhteisön virtuaalisessa keskustelufoorumissa, josta hän saanut paljon vinkkejä projektinsa toteutukseen liittyen. Hän on myös käyttänyt hyväkseen osaamiskeskuksen virtuaalista kysymys/vastaus-palvelua, jonka kautta on tullut uusien menetelmien ja työkalujen käyttöönottoon liittyviä neuvoja. Pertti on myöhemmin itse pystynyt neuvomaan useita muita projektipäälliköitä, jotka ovat käynnistämässä samanlaisia hankkeita.

Pertille osaamiskeskus on merkinnyt uusia mahdollisuuksia oman osaamisen kehittämisessä, mielenkiintoisia kehittämistehtäviä uusien teknologioiden ja menetelmien alueella, sekä vahvaa taustatukea, tiimityötä ja sparrausta hänen omien projektiensa läpiviennissä. Hän on myös luonut laajan joukon uusia tuttavuuksia, jotka jakavat samanlaisia ammatillisia intressejä hänen kanssaan. Pertin mielestä työskentely virtuaalisessa osaamisverkostossa on merkittävästi lisännyt työn mielekkyyttä ja kiinnostavuutta. Pertin asiakkaat ovat saaneet hänen kauttaan osaamisverkostosta useita kehitysajatuksia ja Pertin projektien asiakaspalaute on myös parantunut.

Osaamiskeskuksen ensimmäisen vuoden tuloksia

Ensimmäisen vuoden jälkeen muutosjohtamisen ja projektihallinnan osaamiskeskus on saanut aikaan seuraavia tuloksia:

1. Osaamiskeskuksen palveluksessa on 56 asiantuntijaa; 8 Turussa, 7 Oulussa, 10 Tampereella, 12 Espoossa, ja loput kuudessa muussa kunnassa.

2. Osaamiskeskus on luonut parhaat käytännöt ja niihin liittyvät ohjelmistotyökalut kuntien projektisalkun hallintaan, ketterien kehitysprojektien kehitysmenetelmän, kommunikaatiosuunnittelun ja toteutuksen menetelmän, virtuaalisen ohjelmistokehityksen kehittämisympäristön jne.

3. Osaamiskeskuksen asiantuntijat ovat toimineet projektipäällikköinä 35:ssä kuntien kehitysprojektissa sekä laadunvarmistajana ja valmentajana 42:ssa projektissa.

4. Osaamiskeskus on järjestänyt 12 koulutustilaisuutta Rovaniemellä, Tampereella, Oulussa ja Espoossa projektijohtamisesta, muutosjohtamisesta ja uusien projektityömenetelmien käytöstä. Niihin on osallistunut keskimäärin 15 ihmistä kunnista per tilaisuus.

5. Osaamiskeskus on käynnistänyt 8 keskusteluryhmää verkossa, joissa on mukana yli 400 ihmistä kunnista ja melkein saman verran Suomen Projektiyhdistyksen ja Tietotekniikan Liiton jäseniä. Verkkotyöskentely on auttanut merkittävästi tuottamaan kohdan 2. menetelmiä ja työkaluja.